Digitaalisen työkalun valintaopas

Aloita tarpeesta, älä työkalusta

Hyvä valinta alkaa siitä, mitä yrität saada aikaan. Kirjaa ensin yksi työvaihe tai ongelma, jonka haluat tehdä selkeämmäksi, nopeammaksi tai luotettavammaksi.

Kun tarve on rajattu, työkalujen ominaisuuksia on helpompi verrata omaan arkeen eikä toistensa markkinointilupauksiin.

• Mikä työvaihe vie tällä hetkellä eniten aikaa?
• Kuka käyttää työkalua ja kuinka usein?
• Mistä tiedät, että ratkaisu auttaa?

Tarkenna käyttötapa

Sama työkalu voi sopia yhdelle ja olla toiselle turhan raskas. Kuvaa lyhyesti lähtötilanne, toivottu lopputulos ja ne ihmiset, joiden pitää pystyä käyttämään ratkaisua.

Pidä ensimmäinen käyttötapa mahdollisimman pienenä. Rajaus tekee kokeilusta nopean ja paljastaa aikaisin, puuttuuko työkalusta jokin olennainen.

Vertaa kokonaisuutta

Hinta on vain yksi osa päätöstä. Tarkista myös käyttöönoton vaiva, yhteensopivuus nykyisen tekemisen kanssa, tietojen siirrettävyys ja se, mitä tapahtuu kun tarpeesi kasvaa.

Tee pieni vertailutaulukko ennen kokeilua. Muutama omaan työhön liittyvä kriteeri on hyödyllisempi kuin pitkä lista ominaisuuksia.

• Sopiiko työkalu nykyiseen prosessiisi?
• Onko tärkeä tieto helposti vietävissä tai varmuuskopioitavissa?
• Mikä on pienin kustannus, jolla voit kokeilla ratkaisua?

Kokeile pienesti ennen sitoutumista

Valitse yksi aito tehtävä ja tee se työkalulla alusta loppuun. Älä arvioi vain ensimmäistä käyttökertaa: huomioi myös, kuinka helposti palaat työhön myöhemmin ja löytyvätkö tärkeät asiat uudelleen.

Kirjaa kokeilun jälkeen yksi asia, joka helpottui, ja yksi asia, joka jäi epäselväksi. Näiden perusteella voit jatkaa, vaihtaa työkalua tai rajata tarvetta uudelleen.

Tee päätös näkyvien kriteerien perusteella

Täydellistä työkalua ei yleensä tarvitse löytää. Riittää, että valinta ratkaisee tärkeimmän ongelman kohtuullisella vaivalla ja jättää tilaa seuraavalle askeleelle.

Tallenna päätöksen perustelut lyhyesti. Kun tarve muuttuu, tiedät mitä valitsit, miksi valitsit sen ja milloin on järkevää arvioida vaihtoehtoja uudelleen.